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如何评估中小企业的IT需求-【新闻】捣碎机

发布时间:2021-04-20 12:06:16 阅读: 来源:切片机厂家

如何评估中小企业的IT需求

IT是中小企业的好帮手。中小企业利用IT提高商务效率,创收省钱的成功案例已经多不胜举。然而,具体到一个公司的IT投入则不能草率行事,IT投入和应用的成功将基于你的商务对IT有恰当的需求,同时IT能够满足你商务的需求。只有在分析和研究自己的IT需求前提下,才能判断自己的商务在什么地方, 哪个环节需要IT进行优化和改进,并最终作出正确的IT选择和投入。

当一个企业希望IT投入和建设之时,其管理层必须确定关键原则,首先自己需要回答公司上IT干什么?管理层需要理解在IT建设变成现实,收到成效之前,公司必须进行IT需求分析和评估。而领导层能够清楚回答IT项目的建设目的是IT需求分析的核心。领导层对IT项目的认识充分,将使IT项目在整个建设中推进得力,贯彻至终。

一个企业的IT建设往往会涉及不同专业的人员介入:IT经理和商务经理。这两者常常说话的语言不一样,一个谈技术,一个说商务。IT项目欲从前到后顺利完成计划,他们两者在IT项目上需要说一种语言。将他们两者“捆绑”在一起的将是IT需求分析和评估。这种分析和评估帮助IT经理理解项目的深度和商务目的。也就是说商务经理需要的,正是IT经理所做的,两者唇齿相依。他们需要一致认同IT需求分析和评估结论,并全程一致认同项目实施计划和操作。这不只是对大型项目建设才需要的事,对小的IT项目同样需要分析和评估,以免在执行中节外生枝,事后出现重大的需要改变。

中小企业的IT决策人和IT经理怎样进行IT需求分析和评估呢?

2. 理解老板意图

第一步要弄清谁说要上IT项目?谁希望通过IT项目来改进公司的商务操作?IT项目的发起往往来自企业老板或者管理层。因此需要直接了解老板或者领导层的初衷,请他们发布看法和意见,现在公司的操作有什么问题,他们想投入IT项目解决什么问题,项目的商务目标是什么。组织的决定和个人的意见都要听,有些领导的言外之意同样重要。

2. 现场操作调查

第二步得下现场了解实际的操作和问题。拜访现场人工系统或现有计算机系统的商务操作人员,弄清日常操作有什么问题,可能有什么方法改进或是解决?现场人员是现有技术,现有系统和现有问题的日常接触者,同时又将是新的IT项目未来的操作者,倾听他们的想法和意见直接影响未来IT项目操作成功与否。征求现场意见不同于了解老板意图,它有助于理解项目的难度,需要多大的努力才能解决问题。同时,帮助你获得切实的办法去解决问题。

3.调研分析

IT项目上马当然越快越好,过程进行越顺利越好,从而尽快解决公司的操作问题,从长远看替公司省钱。为此,慎重做调查研究就显得格外重要。调研分析是分析需求不可缺少的一环。在了解公司内部情况和问题之后,必须了解市场和外部同类案例。需要知道自己的竞争对手是怎么处理和解决这种操作和问题的,这样知己知彼方能得胜。还有其它公司是否安装同类系统?其运行结果如何?现存的打包产品能否解决公司的问题,还是需要客户化修改后才能满足公司需求?调研本身也有助于估算项目可能需要的资金投入,需要动用的公司资源。

4.制定计划

将所收集的信息消化提炼后,制定综合报告,阐明IT项目建设的全部理由和目标。由此统一公司内部意见,把各方的要求和责任纳入共同的操作计划之中,最终形成工作班子,齐心协力。恰当的项目计划可以避免执行过程中的扯皮和实施不到位,最终节省项目完成时间。由于有了明确的需求结论,IT项目建设原因和设定的目标,无论当项目是由自己公司的IT部门去做,还是向外面的IT厂商询价,所提供的要求和数据全面切实有依据,因此所获得的报价都比较中立可信。此时,公司方可知到IT项目到底要花多少钱,自己有没有这笔投入,IT项目最终的回报怎样。

怎么样进行公司内部具体的IT需求调查?以下是建议。

查明企业的IT需求,先将公司的全部商务流程和功能列出一个清单,然后找出需要大量处理信息的商务操作,注明哪里对大量信息处理需要速度,哪里需要准确性。原则上,这些商务操作是IT能够有所作为的地方,可以针对上述各个商务操作来分别建立IT应用模型。对每一种操作,进一步列出现在和将来计划的报表和帐单清单。其中还应包括一些预制的表格,如支票,发票和产品手册等。如果有些表格现在尚未存在,则需要设计思路,最好手工做个草图。列出每一种报表处理频率,谁来处理报表,一种报表做多少个拷贝。

除了打印之外,列出全部操作清单,哪些信息是需要出现在计算机屏幕上才能执行商务操作的。现在的和将来需要的都要列出,没有则创建设计草图。同时还需要制定信息显示原则,规定哪些信息可以被显示在屏幕上。

对每一种操作,列出现在人工操作所使用和处理的全部材料,比如工卡,定单,发票等等。说明这些材料的处理周期,谁来制作和处理,以及作业流程。还要说明这些材料在既定时间内的平均处理量和最大处理量,甚至说明材料需不需要备份,发票要几联单。

报表和材料怎样存档,需要有清单。哪些文件公司现在和将来需要计算机存档,比如员工档案和客户档案。既定时间内最多和平均需要保存多少容量的文件。比如每年222个员工,每年2222个客户。这些档案的存储媒介和有效保存期也需要明确。

现在和将来怎样从大量商务信息中查阅某一个文件或数据,列出公司现在和将来选择的模式。比如是用客户帐号,还是客户名称进行检索。还考不考虑其它的检索方式,如邮编,采购的产品类别,或者日期。

明确公司的要求,哪些操作、流程和信息是不能更改的。哪些可以考虑变通模式。总之,你做的越详细,你越有可能建立和筛选到满足你商务的IT解决方案。俗话说,种瓜得瓜,种豆得豆。你把信息收集的越多越好,那么你对自己公司的IT需求把握越到位。下一步当你选择具体的IT技术,产品和方案时,心中更有数。

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